اکسس چیست؟

احتمالا برای شما هم پیش آمده که بخواهید حجم زیادی از اطلاعات را در یک جا ذخیره کنید و اولین پیشنهاد استفاده از اکسل یا ورد بوده است. اما اگر حجم اطلاعات زیاد باشد و هر روز هم بیشتر شود، جست‌و‌جو در لیست داده‌ها و پیدا کردن اطلاعات مورد نظر، خیلی وقت‌گیر خواهد بود. اما در صورتی که از بانک‌های اطلاعاتی استفاده کنید، این داده‌ّها به راحتی قابل بازیابی و یا ویرایش هستند.

اکسس چیست؟

نرم‌افزار اکسس (Access) یکی از بهترین و قدرتمندترین نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس است که از آن برای نگهداری داده‌ها و در واقع ایجاد بانک اطلاعاتی استفاده می‌شود. اولین نسخه این نرم‌افزار همراه با مایکروسافت ویندوز در سال ۱۹۹۲ معرفی شد. این نرم‌افزار نیز مشابه بقیه محصولات مایکروسافت، امکان استفاده از زبان برنامه نویسی “ویژوال بیسیک برای اپلیکیشن‌ها” (Visual Basic for Applications – VBA) را دارد.

یکی از مزایای نرم‌افزار اکسس این است که شما می‌توانید لیستی از اطلاعات خود را به شکل سازمان‌دهی‌شده نگهداری و در هر زمان آن‌ها را ویرایش و یا بازیابی کنید و درضمن می‌توانید داده‌های تکراری لیست را حذف کنید. با استفاده از نرم‌افزار اکسس، نه ‌تنها اطلاعات دسته‌بندی می‌شوند، بلکه می‌توانید بین آنها رابطه‌ برقرار کرده و درنهایت گزارش‌های دقیق و مفصلی از آن‌ها به دست آورید.

اجزای نرم‌افزار اکسس

• جداول: که اطلاعات شما را در قالب سطرها و ستون‌های مختلف ذخیره می‌کنند. به هر سطر رکورد گفته می‌شود و هر ستون نشان‌دهنده صفات و مشخصات یک رکورد است و به آن فیلد می‌گویند.
• ·          Query: برای استخراج اطلاعات مورد نیاز از جداول اکسس استفاده می‌شود؛ برای این کار ابتدا باید جدول مورد نظر را انتخاب کنید و با برقراری ارتباط جداول با هم، استخراج اطلاعات ممکن می‌شود.
• ماژول‌ها: هر ماژول، شامل یک یا چند تابع است که به‌ صورت خصوصی یا عمومی تعریف می‌شود.
• فرم‌ها: فرم‌ها در واقع رابط گرافیکی بین کاربر و پایگاه‌های داده می‌باشند.
• گزارشات: با کمک بخش گزارشات، می‌توانید اطلاعات استخراج شده را درقالب نمودار نمایش دهید.
• Macros: ماکروها توابعی هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید لیستی از اطلاعات مورد نیازتان را بازیابی و ویرایش کنید.

کاربرد نرم‌افزار اکسس چیست ؟

گاهی حجم اطلاعات ورودی شما کم است و استفاده از مایکروسافت ورد یا اکسل برای شما کافی است. اما در صورتی که حجم اطلاعات شما زیاد باشد و مدام هم به آن اضافه شود، کنترل و ویرایش آن سخت خواهد بود. در چنین شرایط استفاده از اکسس می‌تواند مشکلات شما را به سادگی حل کند.

بیشترین کاربرد نرم‌افزار اکسس برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که در زمینه فروش فعالیت می‌کنند و اطلاعاتی نظیر مشخصات کالاها، تعداد فروش‌ّها، قیمت‌ها و همچنین اطلاعات تمام مشتریان خود را ثبت و ضبط می‌کنند.

ذکر این نکته بسایر حائز اهمیت است که درصد خطا در مایکروسافت اکسس، خیلی کمتر اکسل است و همانطور که می‌دانید، کاهش میزان خطاها در کار با حجم زیادی از داده‌ها بسیار مهم است. مثلا حذف داده‌های تکراری، داده‌های ناقص بسیار مهم است.

همچنین ممکن است در ابتدای وارد کردن داده‌ها، نکات و یا اطلاعاتی فراموش شوند. خوشبختانه در اکسس شما این فرصت را دارید که سریعا موارد ازقلم‌افتاده را اضافه کنید.

مزایای نرم‌افزار اکسس

در برنامه اکسل شما باید فهرست‌های خود را از یکدیگر جدا کنید که در نتیجه این کار، دسترسی به اطلاعات مشکل خواهد شد. اما در اکسس، ایجاد ارتباط بین جداول مختلف مشکل شما را حل خواهد کرد.

به طور خلاصه،‌ اکسس می تواند تمامی نیازهای شما به یک نرم‌افزار ایجاد پایگاه داده را از بین ببرد. البته توجه داشته باشید که معمولا به دلیل محدودیت‌هایی که در اکسس وجود دارد، از این سیستم برای شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهایی با مقیاس کوچک استفاده می‌شود. نمونه محدودیت‌های این نرم‌افزار عبارتند از: حداکثر حجم پایگاه داده ۲ گیگابایت و حداکثر تعداد ارتباط همزمان کاربران  255 نفر.

از دیگر امکانت و برتری‌های مایکروسافت اکسس می‌توان به ایجاد پایگاه داده با چند جدول اشاره کرد. ممکن است شما یک پایگاه داده با صد پرونده یا یک میلیون رکورد و یا حتی بیشتر داشته باشید. اگر برای این داده‌ها نیاز به جداول جداگانه داشته باشید، اما می‌خواهید روابطی را میان آن‌ها تعیین کنید، می‌توانید از اکسس استفاده کنید.

همچنین در اکسس، قابلیت وارد کردن داده‌ها از فرمت‌هایی مثل اکسل، اس‌کیو‌ال سرور (SQL Server) و همچنین خارج کردن اطلاعات در فرمت‌های مختلف برای کاربران فراهم شده است.

معایب نرم‌افزار اکسس

در کنار تمامی مزیت‌ّهایی که در استفاده از نرم‌افزار اکسس می‌توانید از آنها بهره‌مند شوید، این نرم‌افزار کاستی‌هایی نیز دارد که در ادامه به آنها ااره می‌کنیم:
– امکان گرفتن خروجی فایل اجرایی با فرمت exe  از فایل‌های آن وجود ندارد.
– در این برنامه شما امکان ساختن class ها و collection ها را ندارید.
–  این نرم‌افزار یک دیتا‌بیس واقعی نیست و به همین دلیل امکاناتی مثل  storprocedureو Trigger را ندارد.
– این نر‌افزار از نظر امنیتی کمی ضعیف است و امنیت بالایی ندارد
– حجم فایل‌های آن بزرگ است.
– وقتی تعداد رکوردها بالا باشد, ضریب اطمینان پائین می‌آید
– در صورتی که طراحی فرم و گزارشات را در اکسس انجا دهید، ، نمی‌توانید از آن به شکل client-server در شبکه استفاده کنید و استفاده از آن فقط به صورت file server ممکن است.
– هرچه تعداد کاربران برنامه در شبکه بیشتر باشد، به همان اندازه ضریب اطمینان برنامه نیز پائین‌تر خواهد بود.

فرمت فایل‌های اکسس

پایگاه داده های نرم‌افزاراکسس از نسخه سال 2007  به بعد، با پسوند فایل .accdb ذخیره می‌شوند. اما نسخه‌های قدیمی‌تر از پسوندهایی نظیر .mdb  و .mde  استفاده می‌کردند که البته نسخه‌های جدیدتر این نرم افزار هنوز می‌توانند فایل‌های نسخه‌های قدیمی راباز کنند و از این بابت مشکلی وجود ندارد.

سوالات متداول

جمع‌بندی

در این مقاله کاربردهای نرم‌افزار اکسس، مزایا و معایب آن را برشمردیم و درباره فرمت‌های مختلفی که خروجی این نرم‌افزار هستند نیز صحبت کردیم.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.

اگر می خواهید برنامه های افیس مثل اکسس را یاد بگیرید می توانید از دوره icdl اصفهان استفاده کنید

برای خواندن مطالب آموزشی بیشتر به صفحه مقالات سر بزنید